Die Erwartungen an das Berichtswesen steigen stetig, was die Anforderungen an Qualität, Darstellung und Überprüfbarkeit der Daten erhöht. Alle Daten müssen jederzeit mit Quellen, Verantwortlichen, Änderungshistorie und Gültigkeitsdauer hinterlegt sein. Solche Qualitätsdaten sind besonders wertvoll für wiederkehrende Berichte. In der Praxis stellt dies eine große Herausforderung dar. Zentral ist die Referenzierung eines Dokuments, das den Eingabewert belegt und überprüfbar macht, um die Integrität der Daten zu gewährleisten.
Moderne Datenräume: Mehr als nur Datenspeicher Moderne Datenräume gehen über traditionelle, transaktionsbasierte oder einfache Dokumentenräume hinaus. Sie dienen nicht nur als Speicherorte für spezifische Transaktionsdaten, sondern konsolidieren und aktualisieren automatisch Daten für verschiedene Aufgaben, Berichte und Auswertungen. In Dashboards oder Cockpits können wesentliche Kennzahlen (KPIs) visualisiert und analysiert werden, was eine schnelle und effiziente Interpretation der Daten und einen Überblick über den Zustand und die Leistung eines Portfolios ermöglicht.
Die Rolle von Fachkräften bei der Dokumentenbewertung Für die Beurteilung der Vollständigkeit und Aktualität von Dokumenten und Zeichnungen sind spezialisierte Fachkräfte notwendig. Juristen, Techniker und Kaufleute müssen in ihren Bereichen die Validierung durchführen, um die Sorgfaltspflichten zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit dieser Experten ist entscheidend, damit die Dokumentation den höchsten Standards entspricht und alle relevanten Informationen korrekt und aktuell sind.
Herausforderungen und Chancen Es besteht erheblicher Nachholbedarf, da viele grundlegende Datenquellen, wie Zeichnungen, oft unvollständig oder veraltet sind. So sind beispielsweise im ESG-Bereich detaillierte Angaben zu Dachflächen, Fassaden und Außenbereichen notwendig, die nur durch aktuelle Zeichnungen belegt werden können. Hier bietet sich die Chance, die Dokumentation umfassend zu vervollständigen. Eine vollständige und aktuelle Dokumentation ist wertvoll und verhindert Verkaufsabzüge. Besonders im ESG-Zeitalter ist eine Abwägung der Kosten und Nutzen der Dokumentationskonsolidierung wichtig.
Automatisierung und die Zukunft der Datenverarbeitung Automatisierung ist ein zentraler Aspekt der modernen Datenverarbeitung. Moderne Datenräume entwickeln sich zu Systemen auf dem Weg zur Künstlichen Intelligenz. Validierte Daten ermöglichen computergesteuerte, wiederkehrende Prozesse, die nicht nur ESG-Berichte, sondern auch Steuerung und Controlling im Facility- und Property-Management umfassen. Automatisierte Systeme sind effizienter und genauer als manuelle Prozesse und ermöglichen z. B. Echtzeit-Due-Diligence-Prüfungen mit automatisch angepassten CapEx-Listen. Dies reduziert Arbeitsaufwand und Fehleranfälligkeit und ermöglicht schnellere, genauere Entscheidungen.
Die Bedeutung vollständiger und aktueller Dokumentation Eine vollständige und aktuelle Dokumentation ist entscheidend, um alle benötigten Qualitätsdaten zu gewinnen. Mit einer solchen Dokumentation lassen sich die steigenden Anforderungen im Berichtswesen leichter erfüllen, und das Risiko des Green-Washings wird minimiert, da alle Angaben durch Dokumente belegbar sind. Berichte sollten stets so erstellt werden, dass die darin enthaltenen Angaben direkt auf die entsprechenden Daten referenzieren. Im Bericht selbst wird die Datenquelle durch einen Klick validierbar. Viele ESG-Berichte sind wiederkehrend, und durch die erneuerten Referenzen können Berichte des Folgejahres automatisch aktualisiert werden. Neue Berichte sind somit bereits vorbereitet und können schneller überprüft werden. Diese Effizienzsteigerung spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Berichte.
Fazit: Der Wert von Qualitätsdaten und konsolidierter Dokumentation Die Automatisierung und Modernisierung von Datenräumen macht das immense Potenzial und den großen Wert von Qualitätsdaten und einer konsolidierten Dokumentation deutlich. Dies ist nicht nur im ESG-Bereich von Bedeutung, aber besonders dort. Die Fähigkeit, valide, aktuelle und umfassende Daten bereitzustellen, ist ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die in die Qualität und Integrität ihrer Daten investieren, sind besser positioniert, um die Herausforderungen der Zukunft zu meistern und von den Chancen des ESG-Zeitalters zu profitieren.
